Mejorando el proceso de elaboración de presupuestos basado en flujos de trabajo con Planeación y Análisis Financiero de Epicor
Flow-Rite controla, diseña, fabrica y comercializa dispositivos de control de fluidos para baterías de plomo-ácido, embarcaciones de pesca recreativa y uso en laboratorio. Actualmente tienen unos 130 empleados y están ubicados en Michigan, pero realizan envíos nacionales e internacionales.
Flow-Rite buscaba activamente un software de planeación presupuestaria que se conectara a su sistema Epicor Kinetic y les ayudara a actualizar su forma de trabajar con reportes y presupuestos. Flow-Rite necesitaba una solución que pudiera ayudarles a dejar atrás su forma de trabajar con hojas de cálculo y adoptar un proceso más estructurado y fácil de gestionar para abordar sus puntos débiles.
Las consideraciones más importantes para Flow-Rite fueron encontrar un software de planeación presupuestaria que pudiera conectarse a su sistema ERP y les ayudara a obtener los resultados más precisos sobre lo que está ocurriendo en su negocio en tiempo real.
Temwani Mtonga es contador en Flow-Rite, y describe así su reto:
"Hacíamos los presupuestos en Excel. Era un proceso laborioso y complicado. Coordinar el proceso requería mucho trabajo entre los vicepresidentes para conseguir aportaciones. Revisar los presupuestos cada mes también era una tarea pesada. Tenía que ir físicamente todos los meses para obtener los datos de Epicor, actualizar los presupuestos y los datos reales y hacer la comparación.
A nadie del departamento financiero le gustaba Excel por todo esto. Todos queríamos facilitar la creación de reportes de presupuesto. Queríamos poder entrar en el sistema y acceder a los presupuestos en cualquier momento.
Buscábamos accesibilidad y visibilidad y, al mismo tiempo, queríamos que la gente viera sólo las cifras relevantes, de modo que no tuviéramos que preocuparnos de que la gente mirara cifras que no debería mirar".
Temwani recuerda cómo conocieron Planeación y Análisis Financiero de Epicor (Epicor FP&A).
"La primera vez que vimos Epicor FP&A fue en Epicor Insights. Los chicos que estaban allí tuvieron la amabilidad de hacernos una demostración de Epicor FP&A, y a mi jefa específicamente le encantó lo que vio. Vio todas las posibilidades. Realmente le gustó el flujo de trabajo del presupuesto; le gustaron los gráficos. Le gustó todo lo que vio en Epicor FP&A. Buscamos y consideramos otras opciones como Prophix, Power BI y una solución interna de Epicor. Basados en lo que vimos en Insights, supimos que Epicor FP&A se ajustaba bien a nuestras necesidades."
"Desde el momento en que decidimos utilizar Epicor FP&A hasta que lo pusimos en marcha, el proceso tomó alrededor de dos meses y medio. Teníamos un cronograma agresivo, pero configurar nuestro plan de cuentas correctamente en nuestro sistema ERP fue lo que más tiempo nos tomó."
La implementación tuvo sus desafíos, pero la experiencia general fue positiva. Temwani dijo: "Nos cotizaron cincuenta y cinco horas para poner en marcha Epicor FP&A, pero sólo utilizamos cuarenta y siete horas. Así que todavía tenemos ocho horas sin usar".
Según Temwani, el equipo de Epicor FP&A fue muy receptivo. Cada vez que necesitaban algo y tenían preguntas, el equipo de Epicor FP&A respondía y atendía sus necesidades en 24 horas. Sobre la implementación, Temwani dice, "Sentí que la capacitación que recibimos durante la implementación fue suficiente. Sólo necesitábamos tiempo para acostumbrarnos al sistema. Esto quizá habría sido más fácil si hubiéramos tenido experiencia con otros sistemas, pero como veníamos puramente de la forma de trabajar de Excel, necesitábamos tiempo para meternos en la cabeza una nueva forma de navegar."
Una vez que terminé la configuración en Epicor FP&A, crear presupuestos fue cuestión de unas pocas horas. Necesitas obtener las plantillas y cambiar el año; eso es todo. Así que, en resumen, tres días de trabajo manual en Excel a sólo un par de horas en Epicor FP&A es como lo cuantificaría.
Sobre lo que han aprendido después de la implementación, el equipo de Flow-Rite dijo: “Nos hubiéramos beneficiado de una manera más clara y documentada de configurar nuestro Catálogo de Cuentas antes de implementar Epicor FP&A. Implementamos nuestro sistema ERP años antes de comprar Epicor FP&A, pero mirando hacia atrás, pienso que hubiera sido mejor si hubiéramos sabido esto. Adaptar nuestro sistema ERP a la forma en que Epicor FP&A ve las cosas fue un reto.
Por ejemplo, teníamos códigos de departamento para algunas cosas, pero no para otras. Esa coherencia habría estado bien. Tuvimos que buscar soluciones para que los datos fueran coherentes. Nos vimos obligados a repensar y rehacer las cosas para que funcionaran mejor. En última instancia, Epicor FP&A nos obligó a estructurar nuestro Catálogo de Cuentas (COA) para que coincidiera con la configuración de informes de nuestra empresa y los US GAAP".
Flow-Rite comenzó a trabajar con Epicor FP&A en diciembre de 2021. Han pasado más de 2 años desde su método de trabajo en Excel. Pudieron hacer su presupuesto para 2022 en Epicor FP&A.
Actualmente utilizan Epicor FP&A para presupuestar y están en transición a utilizar Epicor FP&A para reportes. Prefieren la interfaz web de Epicor FP&A, pero también les gustaría sentirse cómodos con la interfaz de Excel con el tiempo.
Ocho personas están utilizando activamente Epicor FP&A dentro de Flow-Rite. De acuerdo con Temwani, "Los reportes bajo demanda son mucho más fáciles de hacer en Epicor FP&A. Si estoy buscando un ingreso en el diario, es mucho más fácil y rápido encontrarlo en Epicor FP&A. Los detalles de la transacción están mejor organizados en Epicor FP&A. Los detalles de la transacción están mejor organizados en Epicor FP&A, haciendo más fácil encontrarlos. Antes esto requería varios pasos en ERP. Desde que uso Epicor FP&A, nadie me ha molestado por los reportes. Ahora la gente lo hace por sí misma. Finalmente puedo pasar más tiempo haciendo otras cosas. Tengo la tranquilidad de que todo llega, y todos pueden ajustar los presupuestos por sí mismos; no tengo que hacerlo por ellos".
Al cuantificar el beneficio de usar Epicor FP&A, dijo: "Una vez que terminé con la configuración en Epicor FP&A, crear presupuestos es ahora sólo unas horas. Sólo necesitas obtener las plantillas y cambiar el año; eso es todo. En Excel, honestamente, tomaba dieciséis horas de trabajo enfocado sólo para configurar las plantillas de presupuesto. Finalizarlo me llevaría otras ocho horas de trabajo concentrado, y no siempre puedo concentrarme. Hay muchas cosas que hacer aparte. En resumen, tres días de trabajo manual en Excel a sólo un par de horas en Epicor FP&A es como lo cuantificaría".
Cuando se trata de la aceptación por parte del equipo financiero de Epicor FP&A como nueva solución:
"Al equipo financiero le encanta; antes a nadie le gustaba nuestro Excel. Ahora se puede profundizar en los detalles. Ahora se puede hacer mucho autoanálisis e investigación de datos. El equipo no necesita hablar conmigo para que yo encuentre detalles adicionales. Epicor FP&A ha dado independencia al personal de finanzas.
Como con cualquier solución, necesitas tiempo para acostumbrarte a ella, para aceptar su forma única de navegar, especialmente si no tienes experiencia con soluciones anteriores como Epicor FP&A".
Temwani considera a Epicor FP&A como una verdadera mejora para su proceso de presupuesto.
Recomendaría Epicor FP&A para la elaboración de reportes y presupuestos. Te da independencia, visibilidad y la habilidad de manejar todo el proceso de manera más efectiva. Epicor FP&A es el camino a seguir.
"Si tuviera que calificar a Epicor FP&A como un producto/solución a nuestros puntos de dolor, siendo uno el más bajo y diez el más alto, calificaría a Epicor FP&A con 8. Esto se debe a que apenas estamos comenzando, pero sé que podemos llegar a diez. Esto se debe a que apenas estamos comenzando, pero sé que podemos llegar a diez. Sólo necesito tiempo. Si tuviera que calificar la experiencia de implementación, siendo uno el menos satisfactorio y diez el más satisfactorio, diría que ocho. Esto se debió principalmente a que nuestro sistema ERP arrastró el tiempo de implementación de Epicor FP&A, no tanto sobre Epicor FP&A en sí. La implementación requirió trabajo previo de nuestra parte, que necesitábamos conocer.
La versión web es tan fácil de usar que no es necesario estar atado al sistema ERP. En nuestro caso, puedo acceder a mis datos incluso cuando estoy de viaje o en el aeropuerto. Me parece estupendo".
La ventaja de Epicor con la IA lleva años de desarrollo. Nuestra combinación de ERP experto en la industria, plataformas de datos, colaboración con el cliente e IA es única. El ERP es fundamental para una implementación exitosa y efectiva de la IA y la estructura de datos del ERP es la base de una solución sólida de IA. Nuestros más de 50 años de experiencia en ERP combinados con la última Tecnología de IA, plataformas de datos de la industria y las mejores aplicaciones le dan a su compañía una ventaja de conocimiento. Obtenga más información sobre cómo los clientes de Epicor utilizan la IA para obtener una ventaja de conocimiento para hacer crecer su negocio.
Epicor FP&A ofrece una solución de planeación y análisis financiero impulsada por IA que ayuda a los negocios a soportar el análisis de negocios, dirige el enfoque estratégico y ofrece un punto de vista para entender el desempeño financiero general.
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