El líder de la industria moderniza la gestión financiera para ahorrar tiempo, mejorar la visibilidad y acelerar la toma de decisiones
Cuando Phil Groves trabajaba como auditor contable público, Wearwell, fabricante de alfombras y suelos industriales, era cliente suyo. Groves llegó a respetar tanto a la empresa como a su equipo directivo. La solidez de esos contactos se hizo evidente varios años después, cuando Wearwell estaba buscando un nuevo Director de Finanzas y Contabilidad y se dirigió a Groves para que considerara el puesto. Él compartió: "Era un buen momento para hacer un cambio, y fue agradable venir a una empresa con la que ya estaba familiarizado y había establecido relaciones".
Al principio de su mandato, Groves identificó la necesidad de un nuevo sistema financiero para pasar de un proceso manual basado en Excel que requería mucho tiempo. «Una de mis principales prioridades era adoptar una solución integral que pudiera mejorar nuestros procesos contables para servir mejor a la empresa con inteligencia en tiempo real», recuerda Groves. "Estaba claro que habíamos tocado el techo con las capacidades de elaboración de informes y necesitábamos una mayor funcionalidad para la presupuestación y el análisis".
Debido a que Wearwell era cliente de Epicor Kinetic, Groves asistió a la conferencia anual Epicor Insights. Mientras estaba ahí, vio una presentación sobre Planeación y Análisis Financiero de Epicor (Epicor FP&A) y felizmente se dio cuenta de que había encontrado la solución.
Fundada en 1950, Wearwell fue una empresa ecológica antes de que se popularizara la sustentabilidad al convertir neumáticos viejos en alfombras industriales de alta calidad para trabajadores de pie. Con la innovación en su ADN, Wearwell aportó muchas "primicias" para apoyar la salud y el bienestar de los empleados industriales. En la actualidad, es la marca número uno en suelos ergonómicos y alfombrillas antifatiga.
En su puesto, Groves supervisa todas las funciones contables y los informes financieros de las operaciones de Wearwell en EE.UU. y el Reino Unido. Debido a la filial europea, una de las funciones vitales que se necesitaban era la conversión de divisas con los datos financieros de Estados Unidos para consolidar los informes, lo que solía requerir la manipulación manual de Excel.
Groves explicó: "Eso requería mucho tiempo y desafortunadamente creaba una ventana para introducir imprecisiones. Ahora, con Epicor FP&A, todo está automatizado. Pudimos construir reglas de negocio que han consolidado y agilizado el proceso, lo que ha liberado una enorme cantidad de tiempo operativo para mi equipo y ha incrementado dramáticamente la precisión de los datos."
Y añadió: "Nuestro esfuerzo mensual de cierre se redujo de un día y medio a unos minutos con solo pulsar un botón".
Con ese tiempo liberado, Groves abordó otras prioridades, como la documentación de establecimiento de nuevos clientes. "El tiempo extra nos permitió cerrar la brecha en las exposiciones potenciales, tales como exenciones de impuestos de reventa para nuestros distribuidores. Si eso no se configura correctamente, podríamos incurrir en sanciones del IRS. Epicor FP&A nos dio el tiempo y la capacidad para solidificar esas áreas críticas", reveló Groves.
Además, Epicor FP&A ha brindado una visibilidad sin precedentes a la lógica detrás del trabajo de conversión y consolidación. Groves dijo: “Durante las auditorías, podemos presentar fácilmente estados financieros y datos de soporte y tener un grado mucho mayor de confianza en los números que reportamos.” Una de las características que Groves aprecia es el nivel de granularidad al que Wearwell puede acceder, basado en diferentes dimensiones del negocio, como los ingresos por cliente o los gastos por proveedor.
Y agregó: "Esto nos permite determinar con precisión qué tipo de clientes son más rentables, de modo que podemos fomentar esas relaciones para generar no sólo más ingresos, sino ingresos más rentables. Ese tipo de análisis de la información ni siquiera se consideraba antes de Epicor".
Uno de los beneficios más significativos para el negocio ha sido la facilidad y rapidez para compartir datos financieros a la medida. Groves explicó: "Epicor FP&A nos permite personalizar las vistas y presentar la información en un formato que tenga sentido para cada audiencia. Cuando tenemos conversaciones, es claro de dónde vienen esos datos y cómo apoyan al negocio."
La democratización del acceso a los datos financieros ha hecho que el equipo de Wearwell cuestione los procesos de pensamiento tradicionales y evalúe los programas para determinar si se está logrando el impacto deseado.
Groves puso un ejemplo: "Los equipos de marketing y ventas firmaban contratos de rebaja con los clientes, como un descuento del 2% sobre las ventas superiores a un determinado umbral de dólares. Pero el impacto efectivo del descuento en el beneficio bruto era impreciso".
"Poder reorganizar y presentar los datos de forma racionalizada e ilustrar cómo un descuento repercute en la rentabilidad de ese cliente ha aportado una nueva claridad a esos descuentos", afirma Groves.
La función presupuestaria de Wearwell ha experimentado una importante revisión en términos de proceso, así como un grado de participación más amplio y significativo.
Con datos estáticos y planos, solíamos presupuestar a un nivel muy alto porque simplemente era demasiado difícil profundizar. Epicor FP&A nos da una profundidad inigualable para presupuestar. Ahora, es fácil profundizar y ver exactamente de dónde proviene un número. Eso le da a la gerencia mayor confianza en el proceso.
Groves señaló: "Con datos estáticos y planos, solíamos presupuestar a un nivel muy alto porque simplemente era demasiado difícil profundizar. Epicor FP&A nos da una profundidad inigualable para presupuestar. Ahora, es fácil profundizar y ver exactamente de dónde proviene un número. Eso le da a la gerencia mayor confianza en el proceso".
Los nuevos conocimientos también han facilitado un nivel más profundo de conversación financiera en más niveles de la empresa. "Con los presupuestos resumidos, sólo la alta dirección podía revisar las cifras", señaló Groves. "Ahora, podemos mostrar el presupuesto por cada división y departamento, lo que permite a los directivos plantearse qué pueden hacer para influir en esas cifras".
Este cambio también ha mejorado la preparación de la próxima generación de directivos, al proporcionar visibilidad a los datos financieros y fomentar la participación en preguntas sobre temas como las oportunidades de ahorro y las alternativas.
Aparte de la funcionalidad sobresaliente del software, he estado particularmente impresionado con el soporte de Epicor. Los tiempos de respuesta y la forma en que explican las soluciones han sido excelentes y nos ayudan a aprender a utilizar la solución de manera más eficiente y eficaz.
"Aparte de la funcionalidad sobresaliente del software, he estado particularmente impresionado con el soporte de Epicor. Los tiempos de respuesta y la forma en que explican las soluciones han sido excelentes y nos ayudan a aprender a utilizar la solución de manera más eficiente y eficaz."
Estos atributos han dado a Groves la confianza necesaria para emprender nuevos proyectos, como la automatización de la tramitación de las cuentas por pagar y la utilización de categorías estadísticas para analizar datos no financieros, como el número de envíos o los cálculos basados en los metros cuadrados.
Groves concluyó, "Las capacidades que Epicor FP&A ha entregado han sido reveladoras para mi equipo; continúa permitiendo mejoras y ganando grandes elogios."
La ventaja de Epicor con la IA lleva años de desarrollo. Nuestra combinación de ERP experto en la industria, plataformas de datos, colaboración con el cliente e IA es única. El ERP es fundamental para una implementación exitosa y efectiva de la IA y la estructura de datos del ERP es la base de una solución sólida de IA. Nuestros más de 50 años de experiencia en ERP combinados con la última Tecnología de IA, plataformas de datos de la industria y las mejores aplicaciones le dan a su compañía una ventaja de conocimiento. Obtenga más información sobre cómo los clientes de Epicor utilizan la IA para obtener una ventaja de conocimiento para hacer crecer su negocio.
Epicor FP&A ofrece una solución de planeación y análisis financiero impulsada por IA que ayuda a los negocios a soportar el análisis de negocios, dirige el enfoque estratégico y ofrece un punto de vista para entender el desempeño financiero general.
Gracias a su avanzada tecnología de aprendizaje automático, permite a las empresas elaborar informes con rapidez, elaborar presupuestos y previsiones con precisión y consolidar informes sin problemas.
SABER MÁS
